Cancelou uma venda e estornou os valores: como provar que você não precisa pagar imposto sobre aquele valor?

Vendas canceladas, devoluções, chargeback e estornos são parte do cotidiano das empresas de food service. Restaurantes, bares e cafeterias — e particularmente aqueles com operações de delivery — convivem com perdas financeiras e, corretamente, tratam-nas como risco do negócio. O perigo está em como declarar essas perdas para não pagar impostos a mais ou incorrer em irregularidades tributárias no final do mês.

Um restaurante fecha o mês e vê R$ 15.000 no relatório da maquininha de cartão. No sistema fiscal, porém, a receita tributável é menor. A diferença vem de pedidos duplicados, cancelamentos, reservas devolvidas, chargebacks e estornos. O problema é que para o Fisco, diferença sem explicação é receita omitida.

O que pode ser excluído da Receita Bruta no Simples Nacional?

A Lei Complementar n. 123/2006 estipula as regras para a tributação no Simples Nacional. Nesse regime tributário, em vez do estabelecimento apurar sua contabilidade e pagar cada imposto e contribuição de acordo com a alíquota e base de cálculo (sobre o lucro, sobre a receita, sobre a folha de pagamento etc.), o empresário — com o auxílio de um contador — aplica uma alíquota progressiva sobre a receita bruta total para encontrar o tributo devido. Por isso, grande parte das discussões sobre o Simples Nacional dizem respeito ao que compõe essa receita.

A LC 123/2006 determina que a receita bruta total será composta pelos valores adquiridos com a venda de mercadorias ou com o preço dos serviços, subtraídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais. Essa referência às vendas canceladas é fundamental para o setor, diante do cenário que descrevemos.

Ao que se atentar?

O cuidado deve estar sempre em construir uma cadeia probatória adequada para demonstrar que o valor que entrou na conta em determinado momento foi devolvido posteriormente. Isso nem sempre é fácil.

Há operações no ramo de food service que são complexas. Imagine em um mês um restaurante que recebe pagamentos por refeições consumidas, valores a título de reserva de mesa, devolução de valores por fornecedores e pagamentos por refeições servidas fora do salão. Naquele mesmo mês e nos meses seguintes, há devoluções de reservas, vendas canceladas, disputas e contestações nas maquininhas de cartão (o chargeback). Para consolidar tudo isso em uma linha final de receita bruta tributável não é simples.

Caso aquela devolução não seja rastreável, a entrada correspondente não poderá ser descontada. O risco, aqui, não é apenas de pagamento de tributo a maior, mas de enquadramento como omissão de receita, que se torna mais ou menos grave a depender da emissão de documento fiscal e do grau de desorganização. Em todos os casos, pode levar a pagamento de multa e juros de mora, com atualização pela Taxa SELIC.

A prova que o restaurante deve manter

Para cada diferença entre recebimento financeiro e receita declarada, o estabelecimento deve preservar:

• Cupom fiscal cancelado, NFC-e cancelada, para provar o que aconteceu com a operação

• Comprovante de estorno da adquirente, banco ou plataforma

• Relatórios de sistemas de gestão/PDV

• Conciliação bancária

• Recibo ou comunicação ao cliente, quando houver

A LC 123/2006, em seu artigo 26, prevê que a empresa do Simples Nacional deve emitir documento fiscal e manter em boa ordem os documentos que fundamentam a apuração de tributos e obrigações acessórias.

Prevenção na consolidação das receitas

A empresa pode adotar boas práticas de conciliação mensal para evitar perdas financeiras e autuações oriundas de cancelamentos e chargebacks:

• Exportar o relatório fiscal do mês: NFC-e, SAT, cupom fiscal, notas canceladas, devoluções e vendas válidas.

• Exportar o relatório das adquirentes e gateways: maquininha, link de pagamento,

• iFood, delivery próprio, reservas pré-pagas, carteiras digitais.

• Separar receita bruta, cancelamentos, estornos e chargebacks: não misturar taxa de cartão, comissão de marketplace e venda cancelada.

• Criar uma planilha de conciliação por transação: data da venda, valor bruto, meio de pagamento, NSU/autorização, número do cupom, status fiscal, status financeiro, data do estorno, valor estornado e justificativa.

• Anexar o documento de suporte: cupom cancelado, comprovante de estorno, relatório da adquirente, print ou PDF do sistema, e-mail do cliente ou protocolo da contestação.

• Fechar a diferença entre financeiro e fiscal: a soma das vendas válidas menos cancelamentos documentados deve explicar a receita levada ao PGDAS-D.

• Guardar o dossiê mensal: em pasta por competência, com índice e arquivos nomeados por data/NSU/cupom.

• Revisar eventos fora do mês: chargeback e estorno podem ocorrer em mês diferente da venda. O artigo deve recomendar controle de “competência da venda” e “data do impacto financeiro”, para evitar duplicidade ou exclusão indevida.

Conclusão

No food service, cancelamentos são parte da operação. O que não pode ser rotina é declarar uma receita menor sem conseguir reconstruir a história de cada diferença. A legislação do Simples permite excluir vendas canceladas, mas a segurança está na prova: documento fiscal, estorno, relatório da adquirente, baixa no sistema, justificativa comercial e conciliação bancária. Sem essa trilha, o que era apenas um pedido duplicado, um chargeback ou uma reserva devolvida pode virar indício de receita omitida.

Raul Dias da Cruz é advogado formado pela USP, fundador de escritório com foco em direito tributário e empresarial para pequenas e médias empresas.