Fator "r" do Simples Nacional: qual o Anexo correto para prestadores de serviço?

A sua empresa faturou R$ 35 mil no mês passado. Depois de insumo, equipe, aluguel, taxas de plataformas e o DAS do Simples Nacional, a margem — se existe — é quase simbólica. Porém, uma parte relevante desse imposto que você paga todo mês pode estar errada.

Existe um cálculo que muitas empresas fazem no automático e que a Receita Federal já definiu como precisa ser feito. Esse cálculo é o fator r.

Como o fator “r” empurra sua empresa para uma alíquota maior

A Lei Complementar n. 123, de 2006, dividiu as empresas do Simples Nacional em anexos. Prestadores de serviço são enquadrados ou no Anexo III ou no Anexo V. A diferença entre um e outro é significativa: enquanto naquele a alíquota varia de 6% a 33%, neste começa em 15,5% e atinge 30,5%. Para negócios com receita bruta anual até R$ 3,6 milhões, o Anexo III é mais favorável.

O que determina em qual Anexo a sua empresa se encaixa? O fator r. A fórmula para calculá-lo é simples: o total pago em folha de salários nos últimos doze meses sobre o total de receita bruta do mesmo período.

Se a folha de salários — que inclui pró-labore, encargos patronais, FGTS e décimo-terceiro, além do pagamento dos funcionários — representar mais do que 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III. Abaixo disso, pelo Anexo V.

Regime de caixa, não de competência: um detalhe perigoso

A Receita Federal, por meio da Solução de Consulta Cosit n. 17, de 2021, resolveu que o valor da folha de salários deve ser apurado pelo regime de caixa. Ou seja, deve-se considerar a data em que o dinheiro saiu da conta — o pagamento efetivo — e não o mês a que o pagamento se refere.

Não é uma burocracia irrelevante. Se o sistema da empresa apura pelo regime de competência e não pelo regime de caixa, ele pode levar a inconsistências, posteriormente questionáveis pela Receita Federal. Aprovisionamento de décimo-terceiro, férias, meses de movimentação atípica, variação de data de pagamento etc. podem provocar distorções que, em uma determinada janela de doze meses, movem a empresa de um Anexo para o outro.

Nesse cenário, duas perdas podem ocorrer: a empresa pode ter direito a recolher, naquele mês, pelo Anexo III e recolheu pelo Anexo V, pagando mais imposto. Ou, inversamente, ser surpreendida com uma autuação da Receita Federal no futuro, com multa e juros de mora.

Fator “r” e decisões de pessoal

Muitas empresas cortam equipe para sobreviver em momentos de crise. É uma das primeiras possibilidades que vem em mente quando o caixa aperta. Porém, no Simples Nacional, essa decisão pode ter um efeito colateral negativo.

Se a empresa demite um funcionário visando à economia, mas isso faz c0m que a sua folha de pagamentos caia abaixo de 28% da receita bruta total, a economia pode ser significativamente menor. Por outro lado, a decisão de contratar em determinado momento pode ser favorecida pela possibilidade de redução no imposto. Por isso, toda decisão de pessoal deve levar em conta os aspectos tributários.

O que saber para evitar problemas com o fator “r”?

O primeiro passo é verificar se a sua empresa está enquadrada no Anexo correto. Se consistentemente a sua folha de pagamento fica acima de 28% da receita bruta, mas você não está no Anexo III, o prejuízo é alto.

Em seguida, deve verificar se há variações ao longo do ano que exijam de você e do seu contador uma atenção especial para o recolhimento no regime de caixa ou de competência. No mesmo sentido, deve-se verificar se os sistemas da empresa estão obtendo os valores corretos.

Finalmente, de um ponto de vista estratégico, verificar se há mudanças de pessoal que se tornam mais ou menos interessantes considerando esses impactos tributários. Muitas empresas temem contratar e muitos empresários não aumentam seu pró-labore para não inflar a folha de pagamento, porém nem sempre essa é uma decisão que está levando o fator r em conta.

Planejamento tributário é essencial para todas as empresas

Pequenas e médias empresas não tratam o planejamento tributário como fazem os grandes negócios. Isso é um erro grave. Muitas deixam dinheiro na mesa porque pagam impostos a mais, pagam imposto errado e são autuadas posteriormente ou não conjugam suas operações com o ponto de vista tributarista.

Não se trata, na maior parte dos casos, de teses jurídicas complexas. Trata-se de olhar como uma decisão de negócios influencia e é influenciada pelas consequências fiscais. Mesmo empresas do Simples Nacional, como mostramos, possuem chances relevantes de encontrarem economias.

Das duas uma: ou a empresa descobrirá que já está fazendo tudo certo na frente tributária, ou descobrirá uma perda de caixa que poderá estancar — e que talvez você nem soubesse que existia. A análise profissional da tributação de uma empresa é essencial para o crescimento do negócio.

NOTAS E REFERÊNCIAS

BRASIL. Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Brasília, DF: Presidência da República, [2006].

BRASIL. Ministério da Economia. Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil. Solução de Consulta Cosit nº 17, de 18 de março de 2021. Regime de Caixa. Brasília, DF: Receita Federal, [2021]. Disponível em: https://normasinternet2.receita.fazenda.gov.br/#/consulta/externa/116177. Acesso em: 6 abr. 2026.

Raul Dias da Cruz é advogado formado pela USP, fundador de escritório com foco em direito tributário e empresarial para pequenas e médias empresas.