Simples Nacional e sócios-administradores: a armadilha que pode custar R$ 500 mil

Parece exagerado, mas não é. Existe uma regra pouco considerada na Lei Complementar 123, de 2006, que é uma bomba-relógio para empresários com múltiplos negócios. E ficou mais fácil para a Receita Federal cruzar esses dados nos últimos anos.

O limite que muitos não entendem direito

O Simples Nacional tem como teto de faturamento bruto anual o valor de R$ 4.8 milhões. Essa parte todo mundo sabe. O que poucos consideram é que esse teto não é calculado somente pela receita bruta da sua empresa.

O art. 3º, §4º, da LC 123/2006 determina que a Receita Federal some as receitas brutas de todas as empresas nas quais a mesma pessoa figure em diferentes posições para determinar que não poderá usufruir dos benefícios do regime tributário do Simples Nacional. Em alguns casos, não importa nem a participação societária, importa quem assina como responsável.

Se você é sócio ou titular de uma empresa e atua como administrador de outras, a receita somada de todas elas não poderá ultrapassar R$ 4.8 milhões, ou nenhuma delas deveria estar no Simples. E se estiverem, a exclusão pode ser aplicada retroativamente, com multa entre 75% e 150% sobre o tributo que deixou de ser pago, mais juros Selic acumulados.

Para uma empresa que fatura R$ 3 milhões por ano, um passivo retroativo de dois ou três anos pode chegar a R$ 400 mil ou R$ 500 mil, em dinheiro que nem todo negócio tem guardado.

As situações mais comuns

O casal com empresas “separadas”

Um restaurante no nome do marido, faturando R$ 3.2 milhões por ano. A clínica médica no nome da esposa, faturando R$ 2 milhões. Na abertura da empresa, para que o marido pudesse resolver pendências simples da clínica médica, ele foi colocado como administrador, procurador ou representante legal.

A receita bruta global ultrapassa o teto do Simples Nacional. Por conta disso, ambas as empresas deveriam ter saído do Simples. A Receita Federal não precisa sequer de denúncia para descobrir isso: hoje, o cruzamento entre CNPJ e CPF é automatizado e mesmo procurações podem ser utilizadas como fundamento

O administrador indicado judicialmente

Esse é um caso perverso. Um sócio é nomeado administrador de outra empresa durante um processo judicial — por exemplo, em um inventário. Uma nomeação temporária, imposta até mesmo por decisão judicial.

A Solução de Consulta Cosit nº 16/2021, emitida pela Receita Federal, é clara: mesmo a nomeação judicial e temporária de administrador conta para o cálculo do limite global. Você não escolheu estar ali, mas o limite não se importa.

A holding familiar

Família organiza patrimônio em uma holding. Um dos familiares, que é dono de empresa, assume a administração formal da holding. A receita dela passa a ser somada com a do seu próprio negócio para o cálculo do teto do Simples Nacional.

O planejamento patrimonial, feito para proteger, criou, sem querer, um risco tributário.

O CARF pode fazer a exclusão retroativa

O CARF (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais) já consolidou esse entendimento. No acórdão 1002-004.128, o CARF manteve a exclusão do Simples e o recolhimento retroativo pelo lucro presumido de todo o período em que a empresa estava enquadrada irregularmente. O argumento de "boa-fé" ou "desconhecimento" não funcionou e o recurso foi negado.

Nesse caso, o histórico tributário dos anos anteriores é reaberto. Tudo o que foi recolhido a menos pelo Simples vira dívida — com correção, multa e juros. A Receita Federal pode fazer isso pelos cinco anos anteriores, prazo prescricional da administração fiscal.

Agora é o pior momento para estar irregular

A Reforma Tributária está em andamento. O Simples Nacional terá adaptações no período de transição, inclusive com empresas optando pelo recolhimento “por fora” da CBS e do IBS. A transição vai de 2026 até 2033.

A exclusão do Simples nesse período não significa apenas tributos mais altos, mas também a migração de regime — com cálculo de créditos, apuração de alíquotas etc. — em meio a uma das maiores mudanças tributária da história do país. O pior cenário possível é fazer isso sem planejamento, sem tempo e sob pressão.

Quem regularizar a estrutura societária agora escolhe o momento da mudança. Quem esperar a Receita bater à porta vai pagar três vezes: o passivo retroativo, a multa e o custo de adaptação ao novo regime em modo de emergência.

O porquê de resolver logo

A solução para esse problema existe e não é complicada. Trata-se de um ajuste na estrutura societária levando em conta também o aspecto tributário. É o tipo de correção que não exige processo judicial, apenas análise e execução.

Muitas empresas do Simples Nacional já precisarão passar por mudanças por conta da Reforma Tributária. Por exemplo, para manter a competitividade, passar a recolher IBS e CBS separadamente da DAS, já que isso se tornará requisito para seus clientes tomarem seus créditos.

O pior é ignorar o problema esperando que a Receita não cruze os dados. Sai muito mais caro a exclusão retroativa com juros e multa do que a regularização. Em alguns casos, se feita corretamente, com uma visão que se expanda também para a precificação do seu negócio e para o planejamento tributário, a saída do Simples Nacional pode representar uma economia!

A maioria das empresas vive no “cobertor curto”. Ajustam a estrutura societária e deixam a parte tributária “descoberta”. Depois corrigem um erro no planejamento tributário, mas sem levar em conta os impactos na precificação. Ajustam seus produtos, mas ignoram as diferenças que isso fará na distribuição de tarefas entre os sócios. A diferença é olhar para tudo isso como um procedimento de estruturação global da sua empresa.

É um processo que tem as suas complexidades, mas se você administra mais de uma empresa, tem sócio que administra ou é sócio de múltiplos negócios, vale a pena deixar um profissional analisar antes que a Receita Federal exija isso de você.

NOTAS E REFERÊNCIAS

BRASIL. Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 15 dez. 2006. Edição Extra, p. 1.

BRASIL. Ministério da Economia. Receita Federal do Brasil. Solução de Consulta Cosit nº 16, de 1º de fevereiro de 2021.

BRASIL. Conselho Administrativo de Recursos Fiscais. 1ª Seção de Julgamento, 2ª Câmara, 2ª Turma Ordinária. Acórdão nº 1002-004.128. Exclusão de ofício do Simples Nacional por descumprimento de limite de receita bruta global. Brasília, DF: CARF

BRASIL. Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025. Institui a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e o Imposto Seletivo (IS); e altera a legislação tributária. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 16 jan. 2025. Edição Extra.

Raul Dias da Cruz é advogado formado pela USP, fundador de escritório com foco em direito tributário e empresarial para pequenas e médias empresas.